Mỗi đơn vị kinh doanh muốn kiểm soát hàng hóa tồn kho hiểu quả thì phải cần đảm bảo được các nội dung sau:

-  Xây dựng và ban hành qui trình quản lý hàng hóa nhập xuất tồn kho

            Dù doanh nghiệp nhỏ hay lớn đều cần xây dựng và ban hành rõ qui trình (qui định) quẩn lý hàng hóa nhập xuất tồn kho, doanh nghiệp nhỏ thì qui định ngắn gọn nhưng đảm bảo chứng từ lưu đối chiếu và sổ ghi chép theo dõi song song. Doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa thì cần có qui định, chỉ dẫn phân loại; hàng hóa có đặc tính kỹ thuật thì phải có tài liệu thông tin mô tả, chỉ dẫn; hàng hóa công nghệ có thể phải có cả video hướng dẫn lắp đặt vận hành.

            Thông thường các qui định quản lý kho gồm có: lệnh xuất kho (hoặc phiếu đề nghị xuất kho hoặc chứng từ khác từ bộ phận yêu cầu chuyển tới bộ phận kho), mẫu phiếu xuất kho, mẫu phiếu nhập kho, qui định các chữ ký trên các chứng từ, báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm. Thuộc tính mở rộng theo dõi mặt hàng tồn kho: có mã vạch hay không; theo dõi khu vực, vị trí lưu kho; theo dõi màu sắc, kích thước.

- Phân loại, phân nhóm hàng hóa

Để theo dõi, lọc dữ liệu và đối chiếu thuận tiện hơn với chủng loại hàng hóa nhiều thì thực hiện phân nhóm hàng hóa theo nhiều tiêu chí, cấp độ theo đó mỗi nhóm nhỏ nên chỉ chứa tối đa 100 mã hàng trở lại. Ví dụ: Đơn vị buôn bán kinh doanh hàng điện tử thì có phân loại phân nhóm: Phân theo Hãng (Sam Sung, LG, Dell, ...), Phân theo loại sản phẩm (Tivi, Điều hòa, Máy tính), Phân nhỏ loại sản phẩm (Tivi có kích thước, Máy tính có PC hay Laptop hay Server ...), ...

- Chứng từ và mẫu biểu

           Chứng từ và mẫu biểu theo mẫu biểu chế độ kế toán hiện hành, theo đó có thể điều chỉnh mẫu biểu cho phù hợp với từng doanh nghiệp, ví dụ: những đơn vị cung cấp sản phẩm thuốc hay thực phẩm chức năng thì phiếu nhập xuất cần có thêm các cột như Số lô, hạn sử dụng; những đơn vị cũng cấp sản phẩm đá tấm, kính cường lực ... thì có thêm các cột thông tin số tấm, độ dầy, chiều dài, chiều rộng, qui đổi m2...

           Kế toán báo cáo thuế phải tuân thủ sử dụng đúng chế độ; Kế toán quản trị (nội bộ) có thể sử dụng linh hoạt tài khoản, mẫu chứng từ, mẫu báo cáo. Các chứng từ và mẫu biểu phổ biến dùng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư, Báo cáo tồn kho, Báo cáo nhập xuất tồn kho, Biên bản kiểm kê, ...

- Ứng dụng công nghệ

           Sử dụng mã vạch để dán nhãn cho từng sản phẩm hoặc dán nhãn cả cho các bao bì đóng gói; Sử dụng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho hoặc kiểm kê kho; Có loại hàng hóa phải cân trọng lượng thì sẽ dùng tới Cân điện tử; Có thể dùng cả thẻ chip điện tử dán nhãn cho loại hàng nhất định để tìm kiếm hoặc kiểm kê.

           Các công nghệ phổ biến thường dùng tại các đơn vị: Máy tính, máy chủ và phần mềm kế toán

- Kiểm soát chủng loại, số lương và vị trí

           Kiểm soát số lượng tồn kho chính xác là yêu cầu quan trọng nhất đối với thủ kho. Những lỗi dẫn đến sai lệch số lượng tồn kho: ghi chép cập nhật sai; lẫn giữa các mặt hàng gần giống nhau sinh ra mã tồn cao lên, mã tồn thấp đi; thất thoát ngoài kiểm soát. Để đảm bảo lượng tồn kho đúng, ngoài việc ghi chép cập nhật chính xác, đơn vị còn thực hiện kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch kiểm kê.

           Để việc nhập xuất và kiểm kê hàng hóa thuận tiện hơn thì cần thực hiện phân khu, phân vị trí lưu hàng hóa tồn kho.

- Tính toán kiểm soát giá trị

           Để xác định giá trị tồn kho đúng thì những cơ sở tính toán phải rõ ràng: nhất quán áp dụng phươg pháp tính giá xuất kho (bình quân gia quyền hay trung bình theo tháng, nhập trước xuất trước, đích danh); phân chia kho và lựa chọn kho hay nhóm kho tính giá phải có cùng tính chất; hàng hỏng, hàng lỗi, hàng trưng bày ... cuối mỗi kỳ thực hiện đánh giá giá trị thực tế để thực hiện nhập xuất đích danh và xử lý chênh lệch; xử lý giá trị chênh lệch thừa, thiếu sau kiểm kê; Đảm bảo xác định đúng giá trị xuất nhập kho với hàng hóa xuất nhập điều chuyển.

           Đặc điểm các phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước yêu cầu chặt chẽ về thời gian phải có hàng tồn kho của những chứng từ nhập trước ngày xuất kho thì mới tính được giá xuất kho, tức không được âm kho thời điểm; Phương pháp tính giá trung bình tháng nếu có âm kho thời điểm trong tháng công thức tính giá xuất kho vẫn thực hiện ra giá xuất kho.

           Kiểm tra đối chiếu giá trị tồn kho mỗi mã hàng: Đơn vị có sử dụng phần mềm kế toán thì xem Thẻ kho hoặc Sổ chi tiết 1 vật tư theo tháng hoặc nhiều tháng trên cơ sở đã khai báo đúng, cập nhật đúng và đã thực hiện tính giá. Đối chiếu số dư đầu kỳ, đối chiếu lượng chứng từ nhập, đối chiếu lượng chứng từ xuất. Nếu có chỉnh sửa chứng từ thì phải tính lại giá xuất kho từ tháng sửa đến các tháng sau trong năm BCTC. Theo công thức của tính giá theo phương pháp Bình quân tháng nếu mặt hàng bị âm kho sẽ sinh ra giá trị tồn kho âm lớn của mặt hàng đó, khi xem tổng hợp nhập xuất kho kho mà thấy những mặt hàng tồn âm giá trị thì có một số suy đoán như: lượng tồn âm, xuất thừa, nhập thiếu.